Bedrijfsvoering

Met ingang van de jaarrekening 2023 moeten we de rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

De rechtmatigheidsverantwoording is een verklaring van het college volgens een voorgeschreven model. Deze verklaring is opgenomen in de jaarrekening bij het onderdeel Rechtmatigheidsverantwoording .
De wetswijziging veroorzaakt dat de bewijslast, om aan te tonen dat de gemeente Medemblik primair “in control” is op gebied van financiële rechtmatigheid is verlegd van de accountant naar het college.

Voor het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties moet op een drietal rechtmatigheidscriteria aanvullend worden getoetst. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aan deze drie rechtmatigheidscriteria expliciet aandacht worden besteed. In de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV is een nadere uitwerking gegeven van deze drie begrippen en de manier waarop hier in de praktijk mee om kan worden gegaan.

Kaderstelling raad
In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording stelt de raad de kaders vast voor het inrichten en uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole en hoe we omgaan met rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Deze kaders zijn vastgelegd in de financiële verordening, controleverordening en het normenkader.

Het normenkader bevat een inventarisatie van voor de rechtmatigheidscontrole en accountantscontrole relevante externe wetgeving en eigen regelgeving. De inventarisatie bevat alleen wet- en regelgeving, voor zover die bepalingen bevat over financiële beheers handelingen. Het normenkader geeft het kader waarbinnen het college de financiële rechtmatigheid controle laat uitvoeren. Het geactualiseerde normenkader is vastgesteld op 30 november 2023.

Rechtmatigheidscontrole

De organisatie heeft onafhankelijke interne auditors aangesteld die in 2023 de rechtmatigheidscontrole hebben uitgevoerd aan de hand van de bij de rechtmatigheidsverantwoording vermelde drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

De bevindingen en rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden worden gerapporteerd aan het college. Hiermee wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderbouwd. De accountant toetst of de rechtmatigheidscontrole goed is uitgevoerd en gaat na of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.

Rapportage rechtmatigheidsafwijkingen boven de rapportage- en verantwoordingsgrens
In de financiele verordening is opgenomen hoe we omgaan met rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden en heeft de raad de rapportagegrens en verantwoordingsgrens vastgesteld.
De verantwoordingsgrens bedraagt € 4,6 mln.

• Het college hanteert een verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording van 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves.
• Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijden, worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht. 

De rapportagegrens bedraagt € 1.5 mln.

• Het college hanteert een rapportagegrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording.
• Wanneer rechtmatigheidsafwijkingen de rapportagegrens overschrijden, worden deze in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht en welke maatregelen worden genomen om deze in de toekomst te voorkomen.

Uitkomsten rechtmatigheidscontrole

Voor Medemblik komen de totale onrechtmatigheden over 2023 uit op € 5 mln. waarvan
€ 2,6 mln. binnen het begrotingscriterium en € 2,4 mln. binnen het voorwaardecriterium.
Dit totaal is hoger dan de 3% verantwoordingsgrens die vastgesteld is door de gemeenteraad (de toegestane grens van € 4.6 mln.). We kunnen als college daarom niet aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. 

1. Begrotingscriterium

Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze over- en onderschrijding acceptabel zijn.
In totaal is er voor € 2,6 mln. aan begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Deze € 2,6 mln. is verdeeld over de drie begrotingsprogramma's. Hiervan is € 2,6 mln passend binnen vooraf gestelde beleid. Voorheen zou dit tot gevolg hebben dat deze onrechtmatigheid van de lasten buiten beschouwing bleef in het oordeel van de accountant, maar omdat het college haar verantwoording moet geven op een nieuwe strengere manier (over de bruto onrechtmatigheid), telt dit nu wel mee.   

Voorheen waren deze onrechtmatigheden na toepassing van artikel 5 van de financiële verordening niet financieel onrechtmatig en omdat ze passen binnen het staande beleid van de gemeente. Deze afwijkingen worden daarom hieronder niet toegelicht, maar zijn opgenomen in de jaarrekening bij de toelichting op de baten en lasten in de programma’s en de investeringen en de analyse van het resultaat. De kadernota rechtmatigheid schrijft dit zo voor. Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze over- en onderschrijding acceptabel zijn.

2. Voorwaarden criterium

Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het geactualiseerde normenkader zoals op door de raad is vastgesteld op 30 november 2023. In het proces aanbesteden is voor € 2.4 mln. aan fouten geconstateerd.

Beschrijving en oorzaak fouten
Deze onrechtmatigheden bestonden uit een divers aantal contracten waarbij niet de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden.

In de onderstaande tabel zijn de fouten nader gespecificeerd.

Bedragen * € 1.000

De oorzaak ligt voornamelijk bij ophoging van een opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens of bij niet rechtmatige verlenging. Dit betreffen onrechtmatigheden die bestaan uit 10 contracten, waarvan een groot deel van de contracten ouder zijn dan drie jaar. Bij 2 dossiers was sprake van een wezenlijke wijziging waarbij de regels niet goed zijn toegepast doordat de gemaakte werkelijke kosten hoger uitvielen dan de geraamde kosten. Bij 4 nieuwe dossiers is geconstateerd dat de inkoopprocedure niet goed is uitgevoerd.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
De genomen maatregelen richten zich op bewustwording van rechtmatig aanbesteden en een deugdelijke contractregistratie en -bewaking. Door tijdige signalering met behulp van de interne aanbestedingskalender en de spendanalyse voorkomen we dat Europese aanbestedingsrichtlijnen niet goed worden toegepast. De inkoopadviseurs adviseren management en budgethouders over het inkoopbeleid en contractregistratie.
In 2023 hebben de Westfriese gemeenten de brokerdienstverlening voor de inhuur van professionals (gedetacheerden en zzp’ers) Europees aanbesteed. Met ingang van 1 oktober 2023 verloopt het inkoopproces voor externe inhuur via één centrale Inhuurdesk. Wanneer de bemiddeling van de inhuuraanvraag via de nieuwe Inhuurdesk loopt is de rechtmatigheid beter geborgd. De Inhuurdesk zorgt voor de screening van kandidaten, de contractering en het vastleggen van alle vereiste documenten in de dossiers.

3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De gemeente heeft beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het M&O beleid bestaat uit specifieke regelingen, verordeningen en processen. De meeste regelingen zijn gebonden aan wettelijke eisen. Het college laat interne onderzoeken uitvoeren om te controleren of er voldoende maatregelen zijn om misbruik en oneigenlijk te voorkomen, tijdig te detecteren en passende sancties op te leggen. M&O beleid wordt nageleefd en de getroffen maatregelen werken. Het M&O-beleid is actueel en afgestemd op de meest recente wetgeving. Er zijn in 2023 geen M&O-fouten gevonden.